烟台职业学院合同管理办法

第一章  总则

第一条  为深入推进依法治校，规范烟台职业学院（以下简称“学校”）合同管理，防范法律风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规和《烟台职业学院章程》，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的合同是指以学校名义，与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确各方的权利义务关系所订立的书面协议。

备忘录、意向书等其他具有合同性质的文书，参照本办法管理。

人事聘用、劳务派遣合同等执行组织人事部门的相关规定。

第三条  学校签订合同，必须遵守国家法律法规，必须维护学校合法权益，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。

第四条  学校依据法律法规和学校的合同管理制度，对合同的拟订、审查、审批、签订、履行、变更、终止、争议解决、档案管理和责任追究等进行全过程管理。

第五条  合同签订实行法人授权制度，凡未经审批授权，任何部门和个人不得以学校名义对外签订合同，亦不得以二级单位名义对外签订合同。

委托代理人应当掌握职责范围内法律法规，在合同签订和履行过程中，认真负责，积极预防风险和失误，确保合同有效履行。

严禁以学校名义签订任何性质的担保合同，未经批准不得以学校名义签订投资合同和借贷合同。

第六条  合同管理实行党委统一领导、分类分级审批与预算管理、收支管理、采购管理相结合的全过程管理机制。

第七条  党政办公室为合同管理工作的综合管理部门，主要职责为：

（一）建立和完善合同管理相关规章制度；

（二）发布常用合同示范文本；

（三）对合同文本和签订程序进行审查；

（四）对合同履行情况进行检查；

（五）对合同管理的总体情况进行分析评估，必要时提出整改意见；

（六）负责合同的备案归档及信息化管理；

（七）完成学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第八条  合同承办部门是指按照其职责范围具体承办合同事项的部门，主要职责为：

（一）设置合同管理员，根据工作需要制定本部门合同管理细则和工作流程，建立合同档案；

（二）实行承办人责任制，每份合同确定一名承办人，承办人对该合同负责；

（三）负责所承办合同的可行性分析论证和合同相对方的资信调查、关联关系调查；

（四）负责合同文本的起草；

（五）负责发起所承办合同的审查和审批流程；

（六）履行合同义务，监控合同相对方的履行情况，及时汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议；

（七）办理履行过程中合同的变更、解除、终止及验收；

（八）积极妥善处理合同纠纷；

（九）及时将合同相关资料提交综合管理部门存档；

（十）办理学校交办的其他合同管理事务。

第九条  合同归口管理部门是指学校相关职能部门，根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作，主要职责为：

（一）审查合同内容与合同承办部门的职责权限是否相符；

（二）审查合同内容与学校、合同承办部门的改革发展需要是否相符；

（三）审查提交的合同背景文件或者支撑材料是否准确齐全；

（四）审查合同是否有财务风险，款项来源、约定费用是否明确，资金结算和付款方式是否符合财务规定；

（五）审查标的数量、质量要求是否明确具体，计量单位和计量方法是否准确；

（六）负责业务范围内的合同监督检查、保存归档和合同年度数据；

（七）协助处理业务范围内的合同纠纷以及法律诉讼；

（八）职责和业务范围内涉及合同业务管理的其他工作。

第十条  学校法律顾问参与合同管理，主要职责为：

（一）对合同文本进行合法性审查，提出法律意见；

（二）制定合同示范文本；

（三）为合同事务提供法律咨询和指导；

（四）参与重要合同的起草、谈判、审查；

（五）处理因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件。

第十一条  学校根据部门职责和合同内容确定合同归口管理部门，具体分工如下：

（一）涉及战略性、全局性的，由党政办公室审核；

（二）涉及工会会员福利物品采购的，由工会审核；

（三）涉及人事、人才事项的，由组织人事处（党委教师工作部）审核；

（四）涉及新闻宣传、文明校园的，由宣传统战部审核；

（五）涉及教学改革、师资培训、教材采购、课程建设以及高水平大学、高水平学科建设的，由教务处审核；

（六）涉及校园基建维修、绿化、餐饮服务、水电暖气及物业服务项目的，由后勤服务处审核；

（七）涉及学生活动、共青团的，由学生处（团委）审核；

（八）涉及招生就业、校企合作的，由招生与就业处审核；

（九）涉及学校学历继续教育，由成人教育处审核；涉及开放大学学历继续教育的，由烟台广播电视大学教学部审核；涉及非学历继续教育的，由继续教育与培训部审核；

（十）涉及资金事项的，由财务处审核；

（十一）涉及科研工作的，由科研处审核；

（十二）涉及安保、消防、交通设施的，由安全保卫处审核；

（十三）涉及规划发展方面的，由发展规划处审核；

（十四）涉及审计业务的，由审计处审核；

（十五）涉及资产经营管理、资产处置的，由资产管理处审核；

（十六）涉及图书资料、数字资源、视听资料的，由图书馆审核；

（十七）涉及信息化建设及服务、数字化校园建设的，由信息技术中心审核；

（十八）涉及实训设备采购、管理、维修的，由实训管理中心审核。

合同内容无明确业务管理部门的，由合同承办部门报党政办公室提请学校研究确定。

第十二条  合同监督部门指依职责对合同的签订、履行、管理等进行监督的部门。

审计处依据国家法律法规和学校相关规定对合同的签订与履行情况进行审计。

纪委依纪依法依规对相关部门及人员的履行职责情况进行监督。

第二章  合同分类

第十三条  学校合同按照性质分为经济类合同和非经济类合同。

本办法所称经济类合同，是指具有金钱给付、有偿转让及其他形式的经济、金钱往来所订立的合同，包括但不限于货物、服务采购合同，基建、维修工程合同，培训合同，融资、投资、借贷合同，资产租赁、处置、转让合同，捐赠合同，技术服务、开发、转让、咨询、许可合同等。

本办法所称非经济类合同，是指不具有经济往来或以金钱给付为内容的合同，包括但不限于战略合作合同、产学研合作协议、校企合作建立实习、实训基地、实验室等合同。

第十四条  学校合同按照重要程度分为重要合同和一般合同。其中，重要合同包括：

（一）涉及“三重一大”事项的合同；

（二）各类投资、融资、借贷的经济类合同；

（三）涉及校名、校誉使用，以多个部门资源对外合作的非经济类合同。

一般合同是指除重要合同以外的经济类和非经济类合同。

第三章  合同拟定

第十五条  学校对外订立合同，应当采用书面形式。合同文本应当打印或印刷制作，多页合同须在页面底端载明页码和总页码。

第十六条  合同文本要做到标的明确，内容合法可行，主要条款完备，权利义务明确，违约责任清晰，文字表达准确。

合同内容应当包括以下必备条款：

（一）合同各方的名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人（负责人）或代理人姓名、职务、联系方式；

（二）合同标的及其数量、质量；

（三）合同当事人的权利义务；

（四）检验与验收，质保与保修；

（五）价款或报酬、支付方式；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）争议解决方法；

（九）合同变更和解除条款；

（十）根据法律和合同性质必须具备的条款或双方共同认为必须明确的条款；

（十一）合同份数；

（十二）合同生效的时间和条件；

（十三）附件名称；

（十四）签约地点、日期；

（十五）签约各方开户银行及账号；

（十六）签约各方公章或合同专用章；

（十七）法定代表人（负责人）或代理人签字。

第十七条  合同内容中严禁约定到期自动续签条款。

第十八条  合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数，涉及金额的数字须同时附上大写。

合同的末页应当载有合同正文条款，否则应标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章页。

第十九条  学校对外订立合同，学校已制定合同范本的应当优先使用；没有合同范本的应当争取起草合同文本的权利，合同文本由承办部门起草；确有必要由合同相对方草拟的，应就合同条款积极谈判、严格审查合同内容，维护学校权益。

法律法规规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行。

第二十条  合同起草前，合同承办部门和承办人应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同，必须组织法律、技术等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

第二十一条  合同拟定前，合同承办部门和承办人应对合同相对方的主体资格、资质、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等情况进行调查审核。

依据法律法规规定，合同相对方订立、履行特定合同应当具备相应的资质、许可条件的，合同承办部门和承办人应当要求合同相对方出具相应资质证书原件或证明文件一并进行核验并复印留存。

合同承办部门和承办人应在“全国法院被执行人信息查询系统”“失信被执行人查询系统”查验合同相对方是否存在被列为失信被执行人或被强制执行且仍未执行完毕的情形。合同相对方如存在上述失信情形的，应在合同审签表中注明。

合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或机动车等特殊动产，或商标、专利、著作权等知识产权的权属转移或许可使用的，应要求合同相对方提供相应的权属证明文件。

第二十二条  合同承办部门和承办人对所拟定合同的内容是否符合上级业务主管部门的文件、规定等负责。

第四章  合同审查

第二十三条  合同承办部门提交《烟台职业学院合同审核及用印审批单》。

第二十四条  合同签订前，合同承办部门、合同综合管理部门、合同归口管理部门及财务处、资产管理处等相关职能部门和法律顾问应对合同文本进行审查。

（一）合同承办部门主要审查：

1.合同主体是否适格，资信和履约能力是否良好；

2.合同条款是否完备，表述是否明确；

3.技术参数是否符合要求；

4.合同内容是否与招投标文件相符；

5.产品、服务是否具备相应的资质、许可条件；

6.其他与本部门职责相关的内容。

（二）合同综合管理部门主要审查：

1.合同文本格式是否无误；

2.合同订立是否符合审签流程；

3.合同是否需要会议研究；

4.其他与合规性审查相关的内容。

（三）合同归口管理部门主要审查：

1.合同内容是否符合学校与承办部门业务改革发展需要；

2.合同内容是否符合上级主管部门相关业务政策法规；

3.合同内容是否符合学校业务管理规章制度；

4.其他与本部门职责相关的内容。

（四）财务处主要审查：

1.该项目是否列入本年度学校预算；

2.该项目是否超出预算；

3.该项目约定费用是否明确、符合财务规定；

4.该项目是否有财务风险；

5.合同金额、付款方式、银行开户信息是否准确；

6.其他与本部门职责相关的内容。

（五）资产管理处主要审查：

1.合同相对方与中标单位名称是否一致；

2.合同主要服务条款与招标文件是否一致；

3.是否在规定期限内签订合同；

4.合同内容是否符合资产管理规定；

5.其他与本部门职责相关的内容。

（六）法律顾问主要审查：

1.合同内容是否符合国家相关法律法规规定；

2.合同内容是否存在违反法律法规禁止性规定情形；

3.合同内容是否损害学校利益；

4.其他与合法性审查相关的内容。

第五章  合同审批

第二十五条  通过审查的合同，按照合同的重要程度分类分级审批。提交党委会、校长办公会审批的合同，应履行相应审批程序。

第二十六条  提交会议审批的材料包含合同文本、合同审核及用印审批单及相关说明等，经济类合同均须附律师事务所出具的法律意见书。

第六章  合同签订

第二十七条  合同经过审查审批后，方可进行签订。

合同签订应严格遵守法人授权制度。学校法定代表人可直接签订合同，也可授权学校分管领导签订合同。

第二十八条  合同的签订，原则上应当让合同相对方先行在合同上签字盖章。确需学校先行签字盖章的，合同承办部门须在合同审批单中说明情况，并确保合同相对方及时向学校送达签署好的合同文本。

严禁在空白合同书上加盖学校印章。

第二十九条  合同相对方为单位的，合同应当由其法定代表人或委托代理人签章，并加盖单位公章或合同专用章；相对方为自然人的，合同应当由其本人签署。

合同承办部门应当核对相对方签字、盖章的真实性。授权签约代表的身份证明、授权委托书应存档。

第三十条  合同签字后，学校印鉴管理人员应当在每份合同文本签署人位置加盖学校印章，同时在每份合同文本上加盖骑缝章。有附件的合同，附件应与主合同一起加盖骑缝章。

第三十一条  签订合同时，应明确签订时间。学校不允许倒签合同。倒签合同是指合同双方在合同签订生效之前已经开始实际履行合同，而在合同履行过程中或履行完毕后补签合同的现象。

第三十二条  学校严禁恶意拆分合同。恶意拆分合同是指为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第三十三条  合同承办部门和承办人应对提交加盖学校印章的合同文本的内容真实性、完整性负责。提交盖章的合同版本应当与通过审查的版本保持一致。

第七章  合同履行

第三十四条  合同生效后，承办部门应安排承办人对合同的履行进行跟踪管理，及时、全面跟进合同履行。

合同综合管理部门、合同归口管理部门、合同监督部门负责对合同履行情况进行监督、检查。

第三十五条  合同的收款与付款是合同履行过程中的重要环节，合同承办部门应积极按照学校财务规定做好收款、付款工作，确保合同收款及时足额，付款准确无误。

财务部门根据财务制度、本办法及合同条款、验收凭证、入库手续、决算书、发票等凭据，办理结算业务。违反财务制度、本办法或未按合同条款履约的，财务部门不予结算。

第三十六条  合同履行实行报备制度。合同承办部门需要向合同综合管理部门报备的情况有：

（一）合同履行中发现异常情况，包括：对方经营状况严重恶化；转移财产、抽逃资金，逃避债务；丧失商业信誉；有欺诈行为；有丧失或者可能丧失履约能力的其他情形；

（二）合同履行完毕；

（三）其他需要报备的情况。

第三十七条  合同一经生效，当事各方应当全面履行。确需变更或解除合同的，合同承办部门应填报《烟台职业学院合同变更解除审签表》，经原合同审查部门会签并按程序审批。如有必要可由合同承办部门或合同归口管理部门组织相关部门或校内外专家对其进行论证。

变更或解除合同的建议、答复、谈判、双方往来文件等资料，一律采用书面形式，并交合同综合管理部门存档备查。

第三十八条  合同相对方违约的，承办部门应当及时将出现的问题、拟采取的措施向学校领导汇报，并向合同综合管理部门报备，积极采取措施防止损失扩大。需催促合同相对方履约的，承办部门商请法律顾问出具履约催促函。除直接送达外，承办部门还可通过邮政特快专递（EMS）发送履约催促函并取得快递单、发票、送达回执等书面证据。

需要其他部门配合的，应当及时向有关部门通报；情况紧急的，应当立即通知财务部门中止付款。

第三十九条  合同履行中发生纠纷的，合同承办部门和承办人必须及时妥善处理，相关部门应协助并提供有关资料。协商不成的，应当在诉讼时效期间内及时向法律顾问通报、向学校领导汇报。

处理合同纠纷时，非经学校书面授权，任何部门或个人不得向对方做出实质性答复或者承诺。

第四十条  因合同纠纷引发的诉讼或仲裁，合同承办部门和承办人应当及时向学校领导汇报，由合同综合管理部门召集相关部门组成处理小组，研究确定纠纷解决方案，参与纠纷的协商、调解、诉讼或仲裁活动。合同纠纷处理完毕，合同综合管理部门应当及时将有关材料归档。

第八章  合同档案管理

第四十一条  合同承办人应当在合同签订后一个工作日内，将合同原件、授权委托书、合同审核及用印审批单等材料送合同综合管理部门存档；在合同履行完毕三个工作日内，将履行完毕证明及其他相关材料送合同综合管理部门存档。

第四十二条  合同综合管理部门应当做好合同登记汇总工作，及时编制汇总表，记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、变更和解除、涉及诉讼情况等事项。

第九章  责任追究

第四十三条  合同承办部门和承办人、审查部门和审查人、审批部门和审批人、监督部门和监督人在签订和履行合同中，应当遵守本办法，认真履行职责，维护学校利益。有下列行为之一的，学校将视其情节轻重，依照法律法规和有关规定追究相关人员的责任；给学校造成损失的，追究其民事责任；涉嫌犯罪的，依法移交国家司法机关处理：

（一）应签订合同而未签订的；

（二）无正当理由未及时签订合同的；

（三）未经授权，擅自对外签订合同的；

（四）未认真调查合同相对方的主体资格、履约能力或权限等，造成学校利益损失的；

（五）合同履行过程中失职、渎职或者违反廉洁规定，造成学校利益损失的；

（六）与合同相对方串通，损害学校利益的；

（七）利用合同谋取私利或从事其他违法违规行为的；

（八）不及时处理合同纠纷或擅自放弃权利的；

（九）对合同资料保管不善、泄露合同涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密等造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的；

（十）其他违反法律法规和学校规章制度，在合同签订与履行中给学校造成损失的。

第十章  附  则

第四十四条  本办法未作具体规定的，执行国家和学校相关规定。

第四十五条  本办法由党政办公室负责解释。

第四十六条  本办法自2023年9月1日起施行，有效期至2024年8月31日。2016年10月11日印发的《烟台职业学院合同管理办法》（烟职院字〔2016〕39号）同时废止。

附件：1.授权委托书

2.烟台职业学院合同审核及用印审批单

3.烟台职业学院合同变更解除审签表

附件1

授权委托书

我单位现授权              代表学校签订                            。

烟台职业学院

年  月  日

负责人（签字或盖章）：

年  月  日

附件2

烟台职业学院合同审核及用印审批单