为规范医院采购工作流程，更好地保障医院业务工作顺利运行，根据《中华人民共和国政府采购法》、《山东省政府采购管理办法》、《公立医院内部控制管理办法》等法律法规，结合医院实际，特制定本制度及流程。
一、采购职责及范围
（一）主要职责
1.制定并完善采购制度和采购流程，协调、组织医院采购工作；
2.审核采购科室提交的采购计划和采购预算；
3.对接上级主管部门，负责政府集中采购项目申报；
4.组织采购活动。
（二）采购科室及采购范围
宣传科、信息科、医学工程科、药剂科、财务科、总务科、通伸街道社区卫生服务中心等科室是采购科室。
根据采购项目性质，将采购项目分为服务类、货物类、工程类。采购科室根据各申报科室提交的《采购项目申请表》进行采购。
1.服务类
（1）信息系统软件采购、维保及硬件设备维保服务；
（2）网站维护及装修设计、咨询顾问、媒体合作、广告等宣传服务；
（3）办公家具类、电器类及相关配件的安装、维修、维保及服务；
（4）环境卫生、污水处理、物业保洁、安保、配送、电梯维保及服务等后勤服务；
（5）医院房屋及场地租赁项目。
2.货物类
（1）医学装备及其计量、监测、维修、维护保养和配件采购等项目；
（2）与医院管理系统相关的计算机及外部设备（含操作系统）项目；
（3）服务器、存储、网络设备、UPS模块化备用电源、特殊终端（移动设备）、特种计算机（非办公及普通医护工作站用途）等硬件项目；
（4）后勤配电设备、消防系统、电梯、空调系统、洗衣设备、后勤电器类及相关配件等项目。
（5）办公家具类、办公材料、印刷品、清洁卫生用品、棉质品购置等项目；
（6）各种高值、低值和普通医疗耗材、器械、试剂等项目；
（7）折页、展架、看板、易拉宝、门牌、手册、宣传画等宣传物品。
3.工程类
（1）基建类土建、安装、改造、装饰、装修、维修等工程项目;
（2）计算机弱电工程类项目。
二、采购流程
（一）编制采购计划
采购办公室根据下年度预算编制，于每年12月底编制采购计划，经院长办公会审批，提报党委会议审议通过后执行。
（二）确定采购代理机构
采购办按照市卫健委《设施设备采购规程及责任清单》要求，在烟台市财政局公布的上年度采购代理机构星级评价目录中选定10家代理机构，纳入代理机构备选库，采用随机抽取的方式确定采购项目代理机构。经院长办公会研究，报党委会议通过后签订委托代理协议，明确委托范围及双方权利、义务等事项，并对代理机构的代理活动开展情况实施监督。
（三）开展市场调研并制定需求标准
采购科室应对采购标的的市场情况等开展充分调研，确定完整、明确的采购需求标准与预算等。必要时，应当征求相关供应商、专家的意见，并填报采购审批单，提前一个工作日报至采购办。
（四）审核确认采购文件等采购文书
采购办公室应对采购代理机构编写的采购文件（包括各类采购公告、招标文件、竞争性谈判文件、竞争性磋商文件、询价通知书、修改或澄清公告等）进行审核确认，并对采购文件中存在的违法违规情节依法承担相应责任。同时，根据项目特点，依法贯彻落实政府采购政策功能，支持中小微企业、残疾人企业，支持节能产品、环境标志产品等。
（五）组织或参与开评标活动
采购代表参加评标委员会，参与评标工作，不得向评审专家作倾向性、误导性的解释或者说明。
（六）确认中标(成交)结果并按时签订合同
中标通知书发出后应认真审阅中标（成交）供应商提供的相关采购材料及授权委托书，并将合同交由法律顾问审核，在确定没有问题后，原则上10个工作日内应与中标（成交）供应商签订政府采购合同。不得违法改变中标（成交）结果，不得向中标（成交）供应商提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。采购合同的履行、争议处置及违约责任追究等适用《中华人民共和国民法典》规定。
（七）加强政府采购项目验收管理并按合同约定付款
合同履行达到验收条件时，供应商发出项目验收建议。采购科室应当自收到建议之日起7个工作日内启动项目验收，并通知供应商，根据合同约定及验收情况，及时向中标（成交）供应商支付采购资金。
（八）对供应商提出的询问或质疑进行调查并答复
采购办公室应高度重视供应商提出的询问或质疑，在充分调查研究的基础上，对被询问、质疑事项存在或者可能存在违法违规、不合理情形的，应当及时自行纠正并书面答复。对于被询问、质疑事项未违反法律法规的，应在书面答复中说明具体理由和依据。收到供应商书面质疑函的，在作出答复之日起2个工作日内，应将质疑材料、答复等材料扫描成电子版上传至“烟台市政府采购交易平台”。
（九）配合财政部门开展投诉处理或监督检查调查
财政部门依法开展投诉调查或实施监督检查时，采购办公室应根据财政部门要求给予积极配合，协助做好调查取证工作，并对提供资料的真实性、完整性负责。
（十）做好政府采购信息公开工作
采购办公室应依法在“中国山东政府采购网”等指定媒体发布采购公告、修改或澄清公告、中标（成交）结果公告、政府采购合同公告等，以上公告的发布工作可委托采购代理机构办理。
三、采购内控管理
（一）严格执行政府采购相关规定，制定医院《政府采购内控管理制度》。按照年初采购预算情况，对于采购限额（同品目下年度累计货物、服务类项目：30 万元；工程类项目60 万元）以上的货物、服务、工程类项目，由采购科室按所需项目提出采购需求，经专家论证报院长办公会、党委会通过后，按照政府采购流程填写政府采购审批单，报区卫健局、区财政局批准。项目批准后，医院委托的招标代理机构开始采购程序。采购结束后，与中标单位签订政府采购合同，货物类采购项目和服务类采购项目验收合格后按合同付款，工程类采购项目竣工后按审核定案报告付款。采购限额（同品目下年度累计货物、服务类项目：30 万元；工程类项目60 万元）以下的，由采购科室按所需项目提出采购需求，经院长办公会、党委会通过后报上级主管部门区卫健局备案，采购办、采购科室在党办、审计科的监督下，通知至少三个供应商参加询价采购。中标后，货物类采购项目和服务类采购项目验收合格后按合同付款，工程类采购项目竣工后按审核定案报告付款。医院应当严格遵守药品、耗材和医疗设备等集中采购规定。
（二）采购业务活动应当实行归口管理，明确归口管理部门和职责，明确各类采购业务的审批权限，履行审批程序，建立采购、资产、医务、医保、财务、内部审计、纪检监察等部门的相互协调和监督制约机制。
（三）合理设置采购业务关键岗位，配备关键岗位人员，明确岗位职责权限，确保采购预算编制与审定、采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、采购验收与保管、付款审批与付款执行、采购执行与监督检查等不相容岗位相互分离。
（四）医院应当优化采购业务申请、采购文件内部审核、采购组织形式确定、采购方式确定及变更、采购验收、采购资料记录管理、采购信息统计分析等业务工作流程及规范，并加强上述业务工作重点环节的控制。
（五）政府采购项目应当按照规定选择采购方式，执行政府集中采购目录及标准，加强政府采购项目验收管理。
（六）加强岗位风险防控，对照政府采购法律、法规、规章及制度规定，全面梳理采购流程、环节的风险事项，定期开展自查，并写出自查报告及整改措施。
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